توثيق

تكاد كل اتفاقية أراها في الكويت تصنع عبر ثلاث أدوات لا يتحدث بعضها إلى بعض. المسودة تصل مرفقا في بريد. والتفاوض يجري في واتساب. والتوقيع صفحة مطبوعة توقع وتصور وترسل. كل خطوة تعمل. أما التسلسل فلا، لأن لا شيء فيه يتذكر ما اتفق عليه.

المشكلة

اسألوا طرفين بعد ثلاثة أشهر أي نسخة وقعا، وستحصلون غالبا على جوابين مختلفين، وكلاهما صادق. كان اسم الملف «النهائي». ثم «النهائي 2». وعدل بند في رسالة لم ينقلها أحد إلى المستند. وصفحة التوقيع الممسوحة تثبت أن أحدا وقع شيئا، لا أي شيء بالضبط.

هذه ليست مشكلة قانونية. هي مشكلة إدارة نسخ ترتدي بدلة، وهي سبب أن تكون الخلافات الصغيرة هنا مكلفة بما لا يتناسب مع المبالغ محل النزاع.

ما هو

توثيق مسار عمل للاتفاقيات: اختر نموذجا، وناقشه، واعتمد نسخة واحدة، ووقعها، واحتفظ بالسجل. أربع خطوات في مكان واحد، بالعربية أو بالإنجليزية. مبني للأفراد والشركات في دول مجلس التعاون، ويستعد للإطلاق في الكويت والسعودية والإمارات وقطر والبحرين وعمان.

المنتج ليس التوقيع. فأدوات كثيرة تجمع توقيعا. المنتج أن يكون الموقع عليه غير محتمل للتأويل، وأن يبقى كذلك.

لماذا يجب أن يراجع النموذج محليا

نماذج العقود العامة تتداول بحرية، وأكثرها كتب لنظام قانوني آخر. تحمل افتراضات عن مدد الإشعار والإنهاء والاختصاص والدفع لا تطابق طريقة العمل الفعلية هنا.

والبدء من نموذج روجع محليا أقل القرارات بريقا في المنتج كله، وأكثرها إزالة للمخاطر. فهو يجعل المسودة الأولى قريبة أصلا، فيصير التفاوض على البندين أو الثلاثة التي تختلف فعلا، لا على إصلاح صياغة جاهزة لم يقرأها أحد.

الصعب هو نسخة واحدة لا نسخ كثيرة

المسألة الهندسية الجديرة بالحل أن يرى الجميع المستند نفسه، وأن يبقوا قادرين على تعديله.

الملاحظات مثبتة على البند الذي تخصه، لا سابحة في سلسلة رسائل. والتعديل المقترح تعديل دقيق، يظهر في موضعه، يقبل أو يرفض. وحين يعتمد الطرفان تقفل النسخة. ومن تلك اللحظة يوجد مستند واحد، وحالة واحدة، وسجل بكيفية الوصول إليها.

النقاش مكانه البند

سبب انحراف الاتفاقيات أن الحوار والمستند يعيشان منفصلين. فالسؤال عن تاريخ التسليم في ملحق يطرح في رسالة، ويجاب عنه في أخرى، ولا يمس الملحق نفسه أبدا.

ووضع النقاش في مواجهة البند يغير الوضع الافتراضي. فالسؤال ملتصق بما يتعلق به، وحسمه يعني تعديل الشيء لا تذكر الجواب. يبدو قرار واجهة صغيرا، وهو أكثر القيمة.

التوقيع هو الجزء السهل. السجل ليس كذلك.

التوقيع المرسوم وحده زخرفة. والذي يمنحه وزنا كل ما يرتبط به: أي حساب وقع، وأي بريد موثق يحمله ذلك الحساب، وأي نسخة من المستند كانت أمامه بالضبط، ومتى.

هذه الأربعة تربط معا لحظة التوقيع وتبقى معا بعده، ومعها الموافقة وسجل المعاملة. وتلك الحزمة هي ما تحتاجونه فعلا بعد ثمانية عشر شهرا، وهي الجزء الذي تعامله أكثر مسارات التوقيع الإلكتروني أثرا جانبيا.

ما الذي يثبته

ثلاثة أمور تعنيني في أي نظام أبنيه. أن النسخة الجديرة بالثقة من أي عملية تكلف عادة قريبا مما تكلفه النسخة غير الجديرة بها، والفرق تصميم لا ميزانية. وأن العربية والإنجليزية يجب أن تتساويا على مستوى البيانات، لا طبقة ترجمة فوق منتج إنجليزي. وأن الوحدة النافعة في أي مسار عمل ليست المستند بل الأدلة المحيطة به.

أين هو الآن

المنصة قيد البناء وتستعد للإطلاق في دول مجلس التعاون. والموقع المعلن يشرح المسار ونموذج التوقيع والسجل الذي يحفظه.